Membuat Aplikasi Data Alumni Dengan Microsoft Access

Advertisement

Beberapa waktu lalu saya mendapat tugas untuk membuat sebuah aplikasi yang dapat digunakan untuk menampung data alumni. Data alumni yang digunakan diambil dari buku induk sekolah. Kemudian saya putuskan untuk menggunakan Microsoft Access saja, karena lebih mudah, cepat pembuatannya dan mudah dalam perawatannya.Baik interface maupun databasenya semua menggunakan Access. Sebenarnya ingin menggunakan database lain (oracle, sqlserver), tetapi karena aplikasinya cukup simple saya gunakan Access 2003 saja.

Semula saya berpikiran bahwa Access dapat menampung data sekitar 4 GB. Dalam kenyataannya data yang ditampung hanya bisa sekitar 2 GB. Karena data yang disimpan cukup banyak, sekitar 10.000 data lebih, maka database tersebut akhirnya saya pecah-pecah menjadi beberapa bagian. Padahal saya sudah melakukan penghematan untuk field sizenya. Maklum, ini merupakan pengalaman pertama saya mengolah data sebanyak itu. Sebelum-sebelumnya saya baru mengolah data kecil (500-1000 data saja).

Form yang dibutuhkan juga cuma satu. Berikut field-field yang diperlukan:
1. NIS (Text)
2. Nama (Text)
3. Tahun Masuk (Number)
4. Tahun Keluar (Number)
5. File Data Induk (OLE — Object Linking Embed)
6. Keterangan (Text)

Field yang membutuhkan space besar adalah adalah nomor 5. Untuk 1 data sekitar 300-500 kb, jika ada 10.000 data, silahkan Anda hitung sendiri. Data nomor 5 merupakan file jpg yang diperoleh dari kamera foto. Maklum, jika menggunakan scan tidak cukup ukurannya, karena ukuran kertasnya A3.

Proses yang cukup sulit dalam mengolah data alumni adalah proses pemilahan database. Disini dibutuhkan kesabaran dan ketelitian. Jika tidak teliti, maka banyak data yang nantinya hilang, karena prose ketidaksengajaan.

Prose pembuatan database ini meliputi:
1. Analisis kebutuhan (tidak perlu ERD), tidak ada yang perlu dibuat relationship dst.
2. Membuat tabel, dengan memasukkan field yang dibutuhkan, tipe data termasuk ukurannya.
3. Membuat Form Input data dan Form Utama.
4. Membuat Macro, untuk optimisasi tombol-tombol di form.
5. Membuat Query dan Report.
6. Membuat Switchboard dan menu aplikasi.

Setelah beberapa kali aplikasi dijalankan, ternyata lebih mudah jika kita menggunakan Access 2007 apalagi yang 2010, karena lebih mudah dan memiliki banyak fasilitas.

Berikut tampilan menu utamanya:

Sedangkan tampilan formnya, kurang lebih seperti berikut.

Tertantang untuk membuat aplikasi lain ?

Salam,
Istiyanto

Advertisement
Membuat Aplikasi Data Alumni Dengan Microsoft Access | istiyanto | 4.5